O que é o sistema?

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é um sistema de produção e gestão de documentos e processos eletrônicos desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e cedido gratuitamente à administração pública. O SEI foi escolhido como a solução de processo eletrônico no âmbito do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN) – iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos, e têm sido implementado em vários órgãos e entidades das mais variadas esferas administrativas. A adesão do MPPE se deu através de termo de cooperação técnica junto ao CNMP.

Para que serve?

O SEI possui diversas funcionalidades e permitem estabelecer a gestão de documentos de forma sistematizada por meio de:
  • produção de documentos dentro do ambiente do próprio sistema e assinatura eletrônica;
  • controle do nível de acesso, gerenciamento e o trâmite de processos e documentos restritos e sigilosos, conferindo o acesso somente às unidades envolvidas ou a usuários específicos;
  • criação de modelos de documentos;
  • criação de textos padrão;
  • criação de Base de Conhecimento dos processos (fluxo de trâmite do processo);
  • autuação do documento em qualquer unidade administrativa e tramitação em múltiplas unidades, que podem ser demandadas simultaneamente e manifestar-se no mesmo expediente administrativo;
  • acompanhamento especial do andamento dos processos de interesse da unidade;
  • controle de prazos; estatísticas da unidade e tempo do trâmite do processo;
  • assinatura de documentos por meio de blocos de assinatura;
  • organização interna de processos em bloco;
  • sobrestamento de processos;
  • pesquisa em todo teor, nos casos de processos públicos;
  • inspeção administrativa, com fornecimento de estatísticas da unidade (tais como: tempo de trâmite do processo, quantidade e tipos de documentos gerados);
  • acesso externo ao processo (gerencia o acesso de usuários externos aos expedientes administrativos que lhes digam respeito, permitindo que tomem conhecimento do teor do processo e, por exemplo, assinem remotamente contratos e outros tipos de documentos);
  • dentre outras funcionalidades.
  • O SEI tem ainda vantagens tecnológicas e econômicas importantes para as organizações públicas:
  • Portabilidade: 100% Web e acessado por meio dos principais navegadores do mercado: Internet Explorer, Firefox e Google Chrome;
  • Acesso Remoto: pode ser acessado remotamente por diversos tipos de equipamentos, como microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones de vários sistemas operacionais (Windows, Linux, IOS e Android). Isto possibilita que os usuários trabalhem a distância;
  • Sistema intuitivo: estruturado com boa navegabilidade e usabilidade;
  • Economia nos contratos de compra de papel; em outsourcing, material de escritório e serviço de postagem, redução de custos em logística e transporte de documentos, e permite maior produtividade, rapidez, transparência e segurança aos trâmites administrativos.

Treinamentos

Sites externos de orientação do uso do SEI:
  • A Escola Virtual de Governo (EVG), antes Escola Nacional de Administração Pública (ENAP) está com inscrições abertas para o curso online grátis do SEI - Sistema Eletrônico de Informações, o sistema que vai substituir o SIIG no MPPE, em 2018. Página inicial do EVG - É preciso se cadastrar na EVG, antes de inscrever-se no curso, neste link;
  • Comunidade de Prática do SEI, veiculado pelo Enap, neste link. Esse curso não depende de inscrição prévia. Basta acessar o conteúdo. E os usuários só precisam estudar a parte Usar;
  • O canal Colaborativismo no YouTube mostra uma série de vídeos ensinando a trabalhar com o novo sistema. O link do vídeo de introdução é aqui.

Perguntas Frequentes

Quem são os usuários do SEI?

Podem utilizar o sistema, membros, servidores e usuários externos.

Qual é o meu login e a minha senha no SEI?

Para membros, servidores e estagiários do MPPE, o login e senha utilizados para acessar o sistema são os mesmos usados para acessar a rede do MPPE. Os usuários externos devem fazer um cadastro.

Como é o acesso ao SEI?

O usuário interno deve entrar na página inicial do SEI e inserir seu login ou senha. O ícone para acesso ao sistema está disponível para usuários internos na intranet do MPPE, na área de serviços e sistemas. Os usuário externos podem acessar pelo Portal do SEI - MPPE.

O que é assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica no SEI consiste em utilizar o usuário (login) e a senha para assinar digitalmente o documento. A assinatura eletrônica garante ao destinatário que o documento não foi alterado ao ser enviado (integridade) e ainda comprova a autoria do emitente (autenticidade), sem a necessidade de impressão em papel. Os documentos assinados no SEI exibem as assinaturas eletrônicas ao final da página.

A assinatura eletrônica é legalmente válida?

A assinatura eletrônica está prevista na resolução de implementação do SEI, a ser regulamentada no MPPE. A validade está estabelecida na Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, e no Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, que regulamenta o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional.

Todos os usuários têm assinatura eletrônica? Como funciona?

Todos os membros e servidores do MPPE têm assinatura eletrônica, bastando informar seu login e a senha da rede.

Os usuários externos podem ter assinatura eletrônica?

Sim. Os usuários externos irão solicitar acesso por meio do link: https://www.mppe.mp.br/sei. o usuário seguirá as instruções para acesso ao sistema. Ao receber o acesso, o usuário deverá entrar em contato com a área do MPPE responsável pela demanda e solicitar instruções para a assinatura.

É possível uma pessoa redigir um documento e outra assinar?

Sim. Os usuários podem assinar documentos de processos que estiverem tramitando em sua unidade, mesmo que redigidos por outro servidor.

Há modelos padronizados de documentos?

Sim. Os modelos disponíveis obedecem o Manual de Padronização do MPPE, elaborado pela AMCS. Os documentos específicos de cada unidade também foram padronizados.

Como iniciar/criar um processo no SEI?

Na tela principal do SEI, no menu lateral à esquerda, clique em “Iniciar Processo”. Em seguida, selecione o tipo de processo e preencha os campos da tela de “Iniciar processo”. Para mais detalhes, consulte o manual do sistema.

Como cadastrar um documento?

No SEI, cadastram-se processos. Dentro desses processos, os documentos são inseridos. Por exemplo, se uma determinada área precisa criar um memorando solicitando aquisição de material de consumo, antes deve abrir um processo de "Administração - Contratação", selecionar o assunto (já sugerido automaticamente numa lista) "Aquisição de Material de Consumo - Compra". Após autuar esse processo eletrônico, deve clicar no ícone de incluir documento e escolher o tipo de documento desejado.

Como os processos tramitam no SEI?

Depois de iniciar um processo e incluir todos os documentos necessários, basta enviá-lo à unidade respectiva. A tramitação é eletrônica, por isso o processo é instantaneamente recebido pela outra unidade, para que ela faça a análise e os despachos necessários por meio do SEI. É possível enviar um processo a mais de uma unidade ao mesmo tempo, caso elas não dependam umas das outras para dar os devidos despachos a esse processo.

As datas dos documentos eletrônicos podem ser alteradas?

Sim. A data virá preenchida automaticamente com o dia de sua produção, mas poderá ser alterada para coincidir com o dia da assinatura.

Como um documento eletrônico é assinado? Os documentos podem ficar sem assinatura?

No SEI, qualquer servidor cadastrado no sistema pode assinar um documento eletronicamente. Isso é feito por meio de uso de senha ou de certificação digital. A senha é de uso pessoal e intransferível, e deve ser mantida em sigilo por cada servidor nenhum servidor pode utilizar a senha de outro. Por isso, guarde bem sua senha!
Os documentos de um processo podem ser assinados por mais de um servidor, sem que necessariamente haja uma hierarquia de assinaturas. Para que um documento seja assinado por várias pessoas, ele deve ser incluído num Bloco de Assinaturas no SEI. O bloco deve ser disponibilizado às unidades que devem assinar o documento. Ele funciona como uma “pasta” que reúne e organiza despachos e permite que a chefia de sua unidade ou de outras unidades assinem qualquer documento que tenha sido criado por sua unidade. Se um processo enviado a outra unidade contiver um documento sem assinatura, o conteúdo desse documento não poderá ser visualizado pela unidade que o recebeu. Trata-se de uma minuta. Por isso, é necessário assinar os documentos no SEI antes de enviar o processo a outra unidade.

Só posso acessar processos da minha unidade?

Poderão ser consultados todos os processos que possuem acesso público. Mas só poderão ser adicionados documentos naqueles processos tramitando na sua própria unidade.

Quem pode autuar processos eletrônicos?

Todos os usuários podem autuar processos eletrônicos em suas unidades.

No SEI, qual é a diferença entre documento interno e documento externo?

Documentos internos são aqueles gerados no editor de textos do SEI. Já os documentos externos são aqueles documentos de apoio, gerados fora do SEI e incluídos no processo, como planilhas, formulários etc. Se um documento precisa ser assinado por sua unidade, ele deve ser um documento interno, pois a assinatura válida no Processo Eletrônico é aquela gerada com uso de senha ou certificação digital. Um documento externo digitalizado, com assinatura em papel, não deve substituir o documento interno com assinatura gerada eletronicamente.

Os processos eletrônicos são arquivados após sua conclusão?

Não. No SEI, quando um processo atingiu seus objetivos, basta concluí-lo no sistema. O processo fica encerrado, mas sempre disponível para consulta por qualquer servidor. Se necessário, é possível reabrir um processo numa unidade pela qual ele tramitou e adicionar novos documentos e informações.

O processo foi concluído, eu poderei acessá-lo depois?

Sim. Todos os processos são públicos e estarão disponíveis para consulta e acesso no campo de pesquisa, com exceção daqueles resguardados pelos sigilos prescritos.

Os processos antigos serão digitalizados?

Caso o processo físico tenha previsão de encerramento antes do período de transição (6 meses a partir do dia 02/04/2018), pode-se optar pela digitalização ou não dos documentos. Caso o processo, como, por exemplo, uma contratação, tenha previsão de durar mais do que 6 meses, ele deve ser digitalizado.

Até quando existirão processos físicos no MPPE?

A partir do dia 02/08/2018, todos os processos iniciados na capital serão digitais.

Como ficará a numeração das páginas nos processos?

Os processos eletrônicos não possuem numeração de páginas como nos físicos. Nestes era justificada para garantir a ordem das folhas, mas nos documentos digitais não há essa necessidade, já que são gerados automaticamente.

O que acontece com os processos físicos arquivados?

Os processos físicos arquivados comportarão três situações: 1) solicitado apenas para consulta de uma área administrativa. Neste caso, não deverá ser digitalizado, nem inserido no SEI. Apenas, encaminhado para consulta; 2) solicitado para receber nova demanda, com inserção de novos documentos, deverá ser digitalizado e inserido no SEI.

Estou trabalhando num processo físico que ainda não está no SEI e preciso juntar um novo documento nele ou enviá-lo para outra unidade. O que faço?

As unidades possuem um prazo de 4 meses para transição dos processos físicos para os eletrônicos, a partir de seu ingresso no sistema. Se dentro desse período o processo físico tiver previsão de ser concluído e arquivado, não há necessidade de inseri-lo no SEI. Caso contrário, tramitar por mais de quatro meses, deverá ser digitalizado e inserido como processo eletrônico do SEI, arquivando-se o físico.

Vai ser necessária a digitalização de algum documento?

Sim, em duas as situações: 1) O documento que chegar ao protocolo será digitalizado e inserido no SEI, criando-se um processo ou inserindo-o em um processo SEI já existente. Tanto o processo eletrônico gerado quanto o documento físico (que foi digitalizado) serão encaminhados à área competente; 2) Quando um processo físico já arquivado for receber novo impulso (documentos novos para análise), deverá ser digitalizado e inserido no SEI como processo eletrônico. Isso deverá ser inserido pela unidade administrativa responsável.

Posso eliminar os documentos e processos que foram digitalizados?

Não. A digitalização não substitui o documento ou processo original, que deve ser preservado. A eliminação de documentos públicos (tanto físicos quanto eletrônicos) deve ser realizada com base no estabelecido pela Resolução PGJ nº 002/2015, de 05 de fevereiro de 2015, da política de Gestão de Documentos, no âmbito do Ministério Público de Pernambuco (MPPE). Para orientações sobre como proceder à eliminação de documentos públicos, consulte o Código de Classificação de Documentos (CCD) e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) do MPPE ou entre em contato com a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) ou com a Divisão Ministerial de Arquivo Histórico (DIMAH).

Um processo pode ser meio eletrônico meio físico?

Não. Ele deve ser totalmente digital ou totalmente físico. Caso queira que um documento físico seja digital, ele deverá ser todo digitalizado.

O que ocorrerá com o SIIG?

O SIIG será descontinuado, mas a consulta a procedimentos antigos permanecerá através de serviço específico na Intranet.

Como envio dos atestados médicos ou odontológicos?

Os formulários que não estiverem inseridos no Sistema SEI possuirão procedimentos próprios de tramitação.

Requerimentos Pessoais

Requerimentos pessoais deverão, inicialmente, seguir através do Sistema de Requerimento Eletrônico vigente, contudo, futuramente, todos os documentos seguirão via SEI.

Em caso de dúvidas quanto ao uso do SEI, a quem devo recorrer?

Devem ser procurados os multiplicadores de cada área, que são os servidores já designados para auxiliar os colaboradores quanto ao uso da ferramenta, para sanar as dúvidas.

Quem são os multiplicadores?

  • GUSTAVO AUGUSTO RODRIGUES DE LIMA – matrícula nº 1898868;
  • GERALDO EDSON MAGALHÃES SIMÕES - matrícula nº 1878069;
  • ARIADENE DE ARÁUJO ALTAMIRANDA - matrícula 1889893;
  • EULINA PEDROSA ARRUDA HAHNEMANN - matrícula nº 1880497;
  • VIVIANNE LIMA VILA NOVA - matrícula nº 1887483;
  • BRUNO VALENTE FIRMINO DOS SANTOS - matrícula nº 1896008;
  • CAROLINA PINHEIRO MENDES CAHU DE OLIVEIRA - matrícula nº 1897284;
  • HAGLAY ALICE NUNES DA SILVA - matrícula nº 1889370;
  • FRANCISCO JACKSON RODRIGUES DOS SANTOS - matrícula nº 1878190;
  • RONILSON ARAÚJO DE BRITO FIGUEIRÊDO - matrícula nº 1878271.

Quando eu tiver uma dúvida, além de falar com o multiplicador, com quem mais eu posso falar?

Caso o multiplicador não consiga sanar as dúvidas, poderá entrar em contato pelo e-mail sei@mppe.mp.br.